ATS kiezen: 3 belangrijkste vragen die je moet stellen bij je keuze

Op zoek naar een Applicant Tracking System? Of je nu nog nooit een ATS hebt gebruikt of dat je al veel ervaring hebt; er zijn veel dingen die je moet overwegen bij het kiezen van een ATS. Wij zetten de drie belangrijkste vragen die je moet stellen bij je keuze op een rij.

Je zoekt een ATS omdat je kandidaten goed en efficiënt wil opvolgen. Hierbij is AVG van groot belang én je hebt waarschijnlijk vooral behoefte aan overzicht. Een Applicant Tracking System kan echter vaak nog veel meer. Bovendien zijn er onwijs veel aanbieders en veel ATS’en hebben dezelfde functionaliteiten. Waar zitten de verschillen?

Welk pricing-model past heeft het ATS?

Een zeer belangrijke factor in het kiezen van een ATS is het kostenplaatje. Er zijn twee prijsstellingen: afrekenen op basis van gebruik en all-in licenties.

Afrekenen op basis van gebruik wil zeggen dat het vaste maandbedrag iets lager ligt, maar je betaalt per vacature. Heb je in één maand veel vacatures, dan schieten de kosten dus flink omhoog. Deze prijsstelling is fijn als je niet veel vacatures hebt.

Leveranciers die werken met all-in licenties leveren vaak uitgebreidere pakketten. Het maandbedrag ligt bij deze partijen wat hoger. Een voordeel hiervan is dat de prijs vast ligt. Heb je veel vacatures? Dan profiteer je dus van een prijsvoordeel.

Naast algemene kosten, zijn er ook kosten voor maatwerk aanpassingen. Sommige ATS’en zijn in de basis al vrij compleet en goed. Dit betekent dat er minder aangepast hoeft te worden en je hier dus ook niet voor hoeft te betalen. Is het voor jou belangrijk om het systeem heel persoonlijk in te richten? Dat kan ook. Er zijn ATS’en die veel ruimte bieden voor maatwerk functionaliteiten. Let op: het kost de leverancier meer tijd om jou te helpen en daar betaal je ook voor.

Heb ik een koppeling met HRM en payroll software nodig?

Werk je met HRM en payroll software? Het is in sommige gevallen handig als een ATS met deze software kan communiceren. Zo kun je veilig gegevens overdragen.

Een ATS kan op drie manieren een koppeling maken met HRM of payroll software:

1. Het ATS is al bekend met software die de koppeling gemakkelijk maakt.
2. Het ATS heeft eerder zelf software gebouwd waarmee het kan koppelen.
3. Het ATS gaat speciaal voor jou iets bouwen waarmee gekoppeld kan worden.

In het eerste geval heeft het ATS waarschijnlijk ervaring met een software zoals XA Flow of SolidOne. Deze systemen zorgen voor een gemakkelijke koppeling en fijne communicatie tussen het ATS en jouw HRM of payroll software.

Wanneer een ATS eerder zelf software heeft gebouwd voor een koppeling, weet je ook dat je aan het juiste adres bent.

Kan het ATS (nog) niet koppelen met HRM of payroll software? Let op! Het bedrijf stelt jou misschien voor om speciaal voor jou iets te bouwen om de koppeling te kunnen maken. Hier kunnen veel projecturen in gaan zitten, wat jou dus veel geld kost. Het kan ook voorkomen dat het bouwen ‘in de prijs zit inbegrepen’, maar dat het proces langer duurt dan verwacht. Dan kan de implementatietijd dus flink oplopen.

Hoe snel moet het Applicant Tracking System geïmplementeerd zijn?

Een ATS implementeren kost sowieso tijd. Het is ook zeker belangrijk om de tijd te nemen om een ATS goed in te richten. Hoe beter je van start gaat, hoe minder problemen je later tegen zult komen. Het verschilt echter flink per ATS hoe snel het geïmplementeerd is. Bij de ene leverancier ben je 13 weken verder en bij de ander slechts 4. Dit gaat vaak ook hand in hand met hoe uitgebreid het ATS is.

Daarbij komt kijken dat sommige leveranciers kampen met een personeelstekort. Hierdoor wordt de implementatie soms ook wat uitgesteld. Vraag dus expliciet aan verschillende leveranciers hoelang zij verwachten dat de implementatie gaat duren.

Andere belangrijke vragen die je moet stellen bij de keuze voor een nieuwe ATS

Uiteraard zijn er nog veel meer dingen die je in overweging kunt nemen. Hoe uitgebreid moet het systeem zijn? Gaat het voornamelijk om AVG-proof kandidatenbeheer of wil je bijvoorbeeld ook de onboarding met het ATS regelen? En wil je dat recruitment verantwoordelijk is voor de werken-bij site? Dan moet het ATS geïntegreerd worden met jouw CMS. Kijk ook kritisch naar hoe je rollen, gebruikers en rechten kunt instellen.

Zo zijn er nog tal van andere zaken waar je aan kunt denken. De drie belangrijkste vragen die je moet stellen bij de keuze voor een nieuwe ATS, gaan over kosten, koppeling en implementatietijd.

Lees hier hoe het keuzeproces van Hilverzorg verliep.

Wil je een keer sparren over ATS’en of andere recruitmentsoftware? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op!